Yazı İşleri Müdürlüğü

Hasan ALBAYRAK

Yazı İşleri Müdür V.

Kanuni Dayanağı:

5302 Sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, İl Genel Meclisi Çalışma Yönetmeliği. (R.G.09.10.2005 tarih, 25961 sayılı)

Kendisine Bağlı Alt Bir

- Genel Meclis Hizmetleri,

- İl Encümeni Hizmetleri

- Arşiv Hizmetleri

Görev Tanımı:

Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine dağıtılması,

Encümen gündeminin gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydedilmesi,

Encümende görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgelerin gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri gönderilmesi,

Tamam, olan evrakların, Encümen gündemine alınmak üzere kaydedilmesi,

Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânının hazır bulundurulması,

Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,

Encümende verilen kararların raportörlük görevinin yapılması,

Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesi,

İl Encümenin aynı zamanda 2886 sayılı yasaya göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi,

Meclis’ in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılması,

Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması,

Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,

Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması,

Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yazılarak zapta geçirilmesinin sağlanması,

Zabıtlara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Katip ve Başkanına imzalatılması,

Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi,

Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması,

Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,

Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması,

Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlarına ulaştırılması,

Komisyonların diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,

Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,

İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak,

Arşiv Hizmetleri:

Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,

İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunu yapmak,

İdare içi Valilik ve Genel Sekreterlik emirlerinin, yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatlarını yazı şeklinde düzenleyerek ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak,

Resmi Gazete ile diğer mevzuatlardan İdare'yi ilgilendiren konuların belirlenerek ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,

İdareye gelen ve giden tüm evrakların kayıt altına alınarak ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak,

Doküman yönetim sistemini oluşturmak ve evrak dolaşımını sayısal ortama aktarmak,

Arşiv mevzuatı gereği, Arşiv Yönetmeliği'ni ve Dosya Tasnif ve Saklama Planları'nı hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak,

İl Özel İdaresi ve bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda gerekli danışmalık hizmetlerini vermek, sonuçlarını izlemek,

Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek, Kurum arşivini kurmak ve yönetmek,

Birim ve kurum arşivlerini elektronik ortamda değerlendirmek ve bu amaçla projeler üretmek,

Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerini yürütmek,

Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan belgeleri mevzuata göre tasnif etmek,

Tunceli İl Özel İdaresi bünyesinde kullanılan evraklar, formlar ve dosyalama teknikleri konusunda standardizasyon çalışmaları yapmak,

Dosya tasnif ve saklama planlarını yılda bir kez gözden geçirerek güncelleme işlemlerini gerçekleştirmek,

Mevzuatın ve amirlerin verdiği benzer nitelikteki diğer görevlerin yerine getirilmesi.