1. Genel Evrak Kayıt Hizmetleri
2. Genel Arşiv Hizmetleri
3. İl Genel Meclis Hizmetleri
4. İl Encümen Hizmetleri

15.1.   Genel Evrak ve Kayıt Hizmetleri

• Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı kayda almak, yetkili amire havale ettirilerek ilgili birimlere zimmetle teslim etmek, giden evrakların kaydını yapmak ve ilgili yerlere posta veya elden zimmetli teslim etmek,
• Posta zarflı gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel gibi gizlilik dereceli veya normal evrakları tasnif etmek, üzerindeki adres itibariyle birime ait olup olmadığını kontrol etmek,
• Gizli, Çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel işaretli zarfların açılmadan ilgili birimlere teslim edilmesini sağlamak,
• Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenlemek ve aslı evrak tesliminde teslim alanın adı soyadı, imzasını almak, bir nüshası senedi hazırlayan birimce muhafaza edilmek üzere bu birime vermek,
• Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarfların üzerine yapmak,
• Geliş şekli itibariyle birimi ilgilendirmeyen evraklar veya yanlış postalanmış evraklar hiç işlem yapılmadan ilgili (geldiği-gideceği) yerlere göndermek,
• Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını kontrol etmek,
• Posta kanalı ve kuruluşların haberleşme görevleri ile iş sahibi kişiler veya bunların kanuni temsilcilerince verilen her türlü evrakı; kuruma ait olup olmadığı, tarih, sayı, ek ve imza olup olmadığının kontrol edilerek teslim alınmasını sağlamak,
• Gelen faksların normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak,
• Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile gönderilecek evrakları süresinde ve günlük olarak göndermek,
• Gelen evraklar gelen evrak defterine veya bilgisayar ortamında yapılıyorsa gelen evrak kayıt defterine uygun olarak kaydını yapmak, günlük kayıt çıktısını (Disket, CD) almak,
• İlgili birim amirinin izni ile evrak kayıt tarihi ve sayısının ilgili kişilerin istemesi halinde verilmesini sağlamak,
• Kayıt yapılacak defterleri numaralandırma, mühürleme ve son sayfalarını yetkili amire imzalatmak,
• Amirlerin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapmak.

15.2. Genel Arşiv Hizmetleri  

• Kurum arşiviyle ilgili iş ve işlemleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütmek arşiv yönetmeliği, dosya tasnif ve saklama planlarını hazırlamak, güncellemek ve uygulanmasını sağlamak.
• Kurum arşivine birimlerce verilen evrakları teslim almak ve muhafaza etmek.
• Süresi dolan evrakların yasal mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imhasını sağlamak.

15.3. İl Genel Meclis Hizmetleri

• İl Genel Meclisi Üyelerinin kayıt işlemlerini yürütmek,
• İl Genel Meclisinde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların meclis gündemine alınmak üzere kaydını yapmak,
• İl Genel Meclisi gündemini hazırlamak,
• İl Genel Meclisi gündeminin üyelere tebliği, çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisi görüşmelerinin sesli ve/veya görüntülü kayıt cihazlarıyla kaydının yapılmasını sağlamak ve kayıtlarını arşivlemek,
• Ses kayıtlarını çözerek yazılı tutanak haline getirmek ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak.
• Tutanaklara uygun olarak meclis kararlarını yazmak ve Meclis Başkanlık Divanına imzalatmak,
• İl Genel Meclis kararlarının Valilik Makamına gönderilmesini sağlamak,
• Kesinleşen meclis kararlarının ilgili birimlere ulaştırılması ve çeşitli yollarla ilan edilmesini sağlamak,
• İl Genel Meclisince komisyonlara havale edilen teklif ve önergelerin komisyonlara iletilmesini sağlamak,
• Komisyonlarca düzenlenen rapor ve eklerinin çoğaltılarak meclis üyeleri ile ilgililere dağıtımını sağlamak,
• Meclis kararları, toplantı tutanakları ve komisyon raporlarının arşivlenmesini sağlamak,
• Meclis Karar defterinin tanzimi ve kayıt işlemini yapmak,
• Komisyon defterinin tanzimi ve işlenmesini sağlamak,
• Meclis Üyelerinin huzur haklarının ödenmesiyle ilgili işlemleri yapmak,
• Meclis Divanının çalışmalarına usul yönünden yardımcı olmak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası, arşivlenmesini sağlamak
• Amirlerinin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak

15.4 İl Encümeni Hizmetleri

• İl Encümeninde görüşülmek üzere teklif edilen evrakların encümen gündemine alınmak üzere kaydını yapmak,
• İl Encümen gündeminin hazırlanması ve toplantı öncesi üyelere ulaşmasını sağlamak,
• Araştırma, inceleme, eksiklik ve benzeri nedenlerle daha sonra görüşülmek üzere incelemeye alınan tekliflerin seyrini takip etmek,
• Gündem ile ilgili olarak gelen rapor ve benzeri dokümanın kaydını, çoğaltılmasını, üyelere ve ilgililere dağıtılmasını sağlamak ve takip etmek,
• İl Encümeni karar defterinin yazılması ve imzalatılmasını sağlamak,
• İl Encümenince alınan kararların yazılması, başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak,
• İşlemi tamamlanan Encümen kararlarının ilgili iç ve dış birimlere iletilmesini sağlamak,
• İl Encümeni kararlarının arşivlenmesini sağlamak,
• İl Encümenince 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihale iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
• İl Encümen üyeleri ödeneklerinin ödenmesiyle ilgili işlemleri takip etmek,
• İl Encümeni ile ilgili olabilecek genelge ve diğer mevzuatın takibi, tetkiki ve uygulamasını sağlamak,
• Encümen Toplantı Salonunun düzenlenmesi, denetlenmesi ve toplantıya hazır hale getirilmesini sağlamak,
• Servisin görev alanına giren / girebilecek ilgili diğer işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Servisin yazışma iş ve işlemlerinin dosyalanması, muhafazası ve arşivlenmesini sağlamak,
• Amirlerinin verdiği ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yapmak.